كيف تجعل اجتماعات العمل فعالة؟

يقول ميشيل أرمسترونج: (يعتمد نجاح أو فشل الاجتماعات بصورة كبيرة علي رئيس الاجتماع)، ولذلك يعد رئيس الاجتماع هو المسئول الأول عن تحضيرالاجتماع بصورة فعالة, سواء من ناحية اختيار ميعاد أو مكانه أو من ناحية تحضير جدول أعمال الاجتماع, لذلك إن لم يتمكن رئيس الاجتماع من إدارة الاجتماع بطريقة فعالة فإن ذلك سيؤدي إلى ضياع الوقت وعدم تحقيق الأهداف المرجوة، وبالتالي تصبح الاجتماعات محبطة، ويمكننا تجنب هذا عن طريق التخطيط المسبق والانتباه إلى ما يدور أثناء الاجتماع, لذلك علينا التعرف على كيفية اختيار زمان ومكان الاجتماع،من أجل استفادة قصوى من تلك الاجتماعات و إنجاز الاهداف المخطط لها, وسنتناول موضوع إدارة الاجتماعات من زاويتين هامتين وهما:
1- زمان الاجتماع وكيفية تحديده.
2- مكان الاجتماع وكيفية إعداده.
أولاً : زمان الاجتماع وكيفية تحديده:
إن كنت تجتمع مع موظفيك دورياً وبشكل منتظم يصبح الموعد والزمان جزءاً من برنامج كل واحد منهم، وإذا كان الاجتماع لمناسبة خاصة،فعليك أن تختار الزمن المناسب للمشاركين جميعاً،فمثلا: تستطيع أن ترفق برسالة الدعوة عدداً من الخيارات لزمن الاجتماع،وهناك بعض الشركات تقوم بوضع عدد من الخيارات لزمن الاجتماع من خلالشبكة الإنترنت الداخلية, وإليك عزيزي القارئ مجموعة ضوابط في تحديد زمن الاجتماع :
أ‌- اختيار أفضل الأوقات:
تفشل بعض الاجتماعات بسبب انعقادها بعد زمن طويل من وقوع الحدث الذي سيتم مناقشته في الاجتماع، أو لأن زمن الاجتماع وقع في يوم أو ساعة غير مناسبة, ولذا يجب أن يحظى موضوع الاجتماع باهتمام المشاركين لكي يستحوذ على انتباههم، وقد يفشل الاجتماع إذا كان موضوعه في منافسة مع اهتمامات أخرى، لذلك فعليك أن تتعرف على الأعباء الملقاة على عاتق المشاركين مثل مواعيد إنجاز العمل أو المشكلات التنفيذية أو المشكلات الشخصية، وتتأكد أنهم في حالة استعداد جيدة للاجتماع .
ب‌- الانضباط ببدء الاجتماع في موعده وعدم التأخير :
يحكي ( روبرت كريتيندون ) تجربته في شدة الاهتمام بضبط موعد الاجتماع فيقول: (لقد سمعت من محترفي إدارة الوقت وهم يقترحون اجتماعات مجدولة في ساعات غريبة مثل الساعة التاسعة وعشر دقائق بدلاً من الساعة التاسعة لكي تعطي إحساسا ًبالتعجل والخصوصية, وهذا يثير اهتمام الحضور بالتواجد في الوقت المحدد), لذلك يمكنك أن تسيطر بفاعلية علي الوقت بطرق عدة, وإحدى أفضل الطرق أن تحدد موعداً وتتمسك به, فعندما تعلن عن اجتماع لابد أن تحدد وقت البداية ووقت النهاية، وأن تعلم المشاركين أن الاجتماع سوف يبدأ عند الساعة الثالثة مساءً ولن ينتهي قبل الرابعة و النصف مساءً, أو أن تقول لهم ببساطة: (إن الاجتماع لن يزيد عن تسعين دقيقة).
ويمكنك أن تكون حاسماً في الاجتماعات الصغيرة بشأن مسألة الوقت المحدد, ولكن يسمح بعض رؤساء الاجتماعات بتأجيل بدء الاجتماع لبعض الوقت، وذلك في حالة تأخر مدير أو أي شخصية هامة غائبة، أما في الاجتماع الضخم فتتزايد أهمية البدء في الوقت المحدد بسبب عدد الحاضرين، ولا يستطيع رئيس الاجتماع أن يؤخر الاجتماع انتظارا لحضور بعض الاعضاء.
نستخلص مما سبق أنه لكي تحدد وقت الاجتماع بفعالية فعليك أختيار أفضل الاوقات, وأن تكون حاسماً بشأن مسألة الوقت المحدد في موعد الاجتماعات، وبقي لنا أن نعرف أين يتم إنعقاد الاجتماع.
ثانيا: مكان الاجتماع وكيفية إعداده:
يعتمد اختيار المكان علي حجم الاجتماع والغرض منه, ففي معظم الإدارات يوجد قاعات مؤتمرات من مختلف الأحجام بحيث تستوعب أعدادًا ضخمة، وفي حالة إذا ما كان الغرض من الاجتماع خروج المجتمعين بفكرة أو خطة جديدة, وكان لدى الشركة المال الكافي فإن فكرة الذهاب إلي موقع خارج المؤسسة تعتبر جيدة، قد يتطلب ذلك الأمر مزيداً من الجهد، لكنه جدير بالعناء من حيث جودة الناتج.
وإليك عزيزي القارئ بعض الضوابط بشأن كيفية إعداد مكان الاجتماع :
أ‌- التنظيم الجيد لمكان الاجتماع:يتطلب لتنظيم مكان الاجتماع وجود عدة عوامل هامة يجب أن تتوفر في مكان الاجتماع، ومن تلك العوامل :

1- يجب تحضير جميع الأدوات والمعدات اللازمة للاجتماع مسبقا، كذلك يحتاج المجتمعون إلى مقاعد مريحة ومكان متسع وإضاءة وتهوية كافيتين.
2- يجب أن يتناسب ترتيب قاعة الاجتماعات مع نوع الاجتماع الذي ستعقده كمبدأ عام, فيجب أن توفر للمجتمعين إمكانية رؤية بعضهم البعض عندما يتبادلون الحديث والنقاش, وتفي قاعات المحاضرات والفصول الدراسية بغرض الاجتماعات الإعلامية أو اجتماعات المناقشات، لكن في حالة اجتماعات حل المشكلات واتخاذ القرارات فإن المائدة المستديرة تكون أفضل.
3- اطلب كل ما يلزمك من تجهيزات قبل موعد الاجتماع، واختبرها قبل الموعد, ومن أجل اجتماع يكثر فيه التفاعل بين المجتمعين قد يلزمك سبورة بيضاء أو سبورة ورقية تُسجل عليها الأفكار أو الحلول، وربما يلزمك أجهزة هاتف بمكبرات صوت من أجل مشاركين في الاجتماع عبر الهاتف, وما إلي ذلك.
4- لتفادي حصول إرباكات أو مشكلات قد تظهر في اللحظة الأخيرة، احرص علي تفقد المكان قبل موعد الاجتماع، وكذلك التأكد من عمل الأجهزة.
مثال : تجربة روبرت كريتيندون:
يحكي (روبرت كريتيندون ) عن تجربته الطويلة في واقع اجتماعات الشركات فيقول: (كنت دائما أول شخص يصل إلي مكان الاجتماع, وقد يبدو هذا على أنه ليس أفضل استغلال لوقت المدير, فقد كنت أحتاج إلي معرفة أن الغرفة قد أُعدت كما يجب, وكنت دائماً أريد أن أعتاد الغرفة, فأعرف أين مكيف الهواء أو أجهزة التدفئة، ومفاتيح الإضاءة وأجهزة الصوت، ومن هو المسئول عن كل هذا،وكنت أفحص مكبرات الصوت، وأيضاً كنت أريد أن أعرف أين تقع باقي الغرف، وإذا كان الاجتماع في فندق فكنت أريد أن أعرف ماهي الاجتماعات الأخري التي حجزت مكاناً مجاوراً؛ وذلك لأنني كنت ذات مرة أدير اجتماعاً رسمياً لجمعية ما في غرفة لا يفصلها عن حفل راقص إلا حاجز رفيع!!! ).
ب‌- الاستخدام الفعال لوسائل المساعدة البصرية:يمكن أن تكون وسائل المساعدة البصرية من أعظم الأشياء المساعدة في الاجتماعات؛ فهي تعطى نتائج فعالة ومؤثرة, فالوسائل السمعية والبصرية المساعدة تساعد في:
• التوضيح: أي أنها تفسر الأشياء المعقدة التى لا تستطيع الكلمات شرحها.
• التمثيل: أي أنها تكشف شيئاً يثير الانتباه ويزيد من توضيح الفكرة.
• التأكيد: أي أنها تكرر وتوضح أهمية فكرة ما أو مشروع معين.
• التعزيز: أي أنها توضح فكرة رئيسة بوسيلة أخرى.
• المراجعة: أي أنها تساعد على مراجعة المعلومات الهامة التي طرحت أثناء الاجتماع, وهذا عادة في نهاية العرض.
لذلك يجب تهيئة البيئة التى سوف تُستخدم فيها الوسائل البصرية المساعدة, فأنت تحتاج إلى غرفة مضاءة جيداً, ولكنك حينما تنوي استخدام الوسائل المساعدة البصرية سوف تحتاج إلى غرفة مظلمة إلى حد ما لتعزيز العروض علي الشاشة، ولا حاجة لإظلام الغرفة بالكامل, لكن يجب أن يوجد ضوء كاف كى تتمكن من الرؤية, وكى يتمكن الحضور من تدوين ملاحظاتهم.
عليك أيضاً أن تحافظ على تناسق الصور والرسوم البيانية والكتابات المطبوعة على الصور والعناوين واللوحات, كذلك عند استخدام الشرائح، امنح المشاهد ثوان ليرى كل شريحة قبل أن تبدأ بالحديث عنها, وإنها لفكرة جيدة أن تستخدم شريحة واحدة لفكرة واحدة, وصورة واحدة لكل شريحة, ولا تجعل التمييز بينهما أمراً صعباً على المشاهد .
كذلك إذا تحدثت, فقف جانباً، ووجهك إلى الحضور، ولا تتحدث إليهم وأنت تكتب, ويمكنك أن تترك أثراً دائماً بطباعة نسخ للشرائح، وتوزيعها في نهاية الاجتماع, وفوق كل شئ يمكنك أن تقدم عرضاً جيداً، وذلك بالتدريب ثم التدريب ثم التدريب.
ج – لا تنس الخدمات :إنها فكرة جيدة أن تتواجد القهوة والشاي والمشروبات الباردة خلف الغرفة, وماء مثلج علي الطاولات, فهذه الأشياء تقدم كبداية في اجتماعات الصباح .
فكرة أخيرة : استغل الاجتماع كمكافأة :
يقترح روبرت كريتيندون فيقول: (علي الرغم من أن بعض الاجتماعات كانت تعقد في الموقع أي في مكتب الشركة, إلا أن أغلبها كان في الفنادق أو في أحدي المنتجعات السياحية, وذلك كان يوفر لنا تغيير المنظر لدي المشاركين، ونقلهم بعيداً عن ازدحام المكتب فيساعدهم على الهدوء، واتخاذ قرارات فعالة، إن نقل الاجتماع من مكتب الشركة إلى الفنادق أو المنتجعات السياحية قد يعتبر مكافئة بالنسبة للمجتمعين لما فيه من خروج عن الجو العام التقليدي للشركة، ويشحنهم بجو جديد من الطاقة الإيجابية الفعالة، والتي سيكون لها ثمارها فيما بعد).

جزاك الله خيرا